Jak zarządzać projektami i mierzyć efektywność projektów?

#23 Jak zarządzać projektami i mierzyć efektywność projektów?

W tym odcinku dowiesz się, czym właściwie jest projekt i jakie są jego główne składowe. Brzmi banalnie? No to daj się zaskoczyć. Jakie elementy mają największy wpływ na efektywność projektową? Pokażę Ci, z jakimi problemami zwykle mierzą się firmy w rzeczywistości projektów. Poznasz również dwa kroki, które są absolutnym Game Changerem dla organizacji, a na koniec otrzymasz ode mnie cztery proste kroki zwiększające efektywność projektową.


Zarządzanie projektami – wprowadzenie

Nie cierpię zaczynać od definicji, więc nie zacznę. Zamiast tego opowiem Ci typową historię, jaką słyszeliśmy już setki razy, a potem przejdziemy do definicji i odpowiem Ci na pytanie, jak mierzyć efektywność projektów, czyli właśnie to tytułowe pytanie. Powołanie projektów w organizacji często wygląda tak: dostaję zapytanie o wsparcie organizacji w zarządzaniu projektami. Prowadzę merytoryczną konsultację z osobą, która się do nas zgłosiła. Słyszę, że firma stoi przed wdrożeniem dużego systemu, który łączy wiele działów: Księgowość, Zamówienia, Magazyn, Produkcja, Dział IT, HR.

I pani, nazwijmy ją Magda (imię zmienione dla niepoznaki), mówi: ,,My byśmy chcieli takie dwudniowe szkolenie, żeby nauczyć ludzi zarządzania projektami i potrzebujemy też wsparcia w uruchomieniu projektu”.

Pytam, jak sobie wyobraża takie wsparcie? Pani Magda odpowiada: ,,Ja to bym chciała już powołać projekt. W sumie to szef już wybrał ludzi i chce, żebyśmy jak najszybciej wystartowali. Potrzeba mi tylko pomóc w komunikacji”. To może by nam Państwo pomogli napisać takiego maila z wystartowaniem projektu? I jeszcze mam pytanie, czy mogłoby się to zadziać w tym tygodniu?

A potem sobie dogramy już zakres szkolenia, okej? Biorę głęboki wdech i wydech. Uwalniam sobie wszystkie pokłady spokoju, by przyjąć tak zwany poker face konsultanta. Dziękuję Pani Magdzie za doprecyzowanie i sugeruję, że chciałabym zadać jeszcze kilka pytań, zanim odpowiem. A czy Państwo już realizowali projekty w organizacji? ,,Nie”, odpowiada z pewnością. A czy, gdy zapytamy każdą z tych osób, które Państwo wybrali i do których wyślemy maila, co to jest projekt, to będą wiedzieli? ,,No nie”, słyszę pierwsze wahanie w głosie.

A gdy zapytamy ich, jakie role mają pełnić w tym zespole, to będą wiedzieli? ,,Nie”. Słyszę, że na pokład wjeżdża refleksja. Zadałam jeszcze kilka pytań i okazuje się, że wdrożenie już się zaczęło i mamy dostawcę zewnętrznego, mamy kilka działów wewnętrznych, z czego dział IT to współpracujący freelancer. A nikt nie zadbał o to, jakie są cele projektu, jak mają przebiegać prace projektowe. Ludzie są zieleni. I gdy zadaję pytanie o to, czym jeszcze dysponuje zespół, to okazuje się, że są dwie nowe osoby z doświadczeniem w zarządzaniu projektami, ale pochodzą z innych branż. To już coś, prawda? To doświadczenie będzie dla zespołu ważne, ale najprawdopodobniej każda z tych osób ma zupełnie inne, sprawdzone rozwiązania. I konflikt murowany. Bo u jednej robiło się tak, a u drugiej inaczej.

A pani Magda pyta o dwudniowe szkolenie. Słusznie. To bardzo dobry pierwszy krok, by dać wspólne fundamenty. Pytanie tylko, czy to szkolenie zawiera jakąkolwiek metodykę, nie myl z toną wiedzy i narzędzi i dzisiaj jeszcze to wyjaśnię. I czy ludzie po tych dwóch dniach będą wiedzieli, od czego zacząć.

Rzeczywistość projektowa w organizacjach

I potem to, co słyszymy w organizacjach, a wierzcie mi, że tego typu problemy mają i organizacje, które zaczynają i które już mają sporo doświadczeń z projektami, że rzeczywistość projektowa wygląda tak. I tutaj cytuję naszych klientów bez cenzury: Każdy projekt w organizacji jest jak osobna wojna, w której walczymy bez mapy i kompasu. Komunikacja to ciągłe nieporozumienie i chaos, serio, z tyloma ludzi i zmiennymi nawet dymne sygnały byłyby bardziej efektywne. Cele projektów? Siedzimy w tej samej łodzi, ale każdy wiosłuje w innym kierunku, aż w końcu utykamy w martwym punkcie. I chociaż mamy fantastycznych ludzi, to utrzymanie ich koncentracji i dążenia do wspólnego celu to absolutne wyzwanie.

Zakres projektów to kolejny zabójca. Nagle okazuje się, że projekt, który miał być szybki i łatwy, przekształca się w wielkiego potwora. I jedyna rzecz elastyczna w tym wszystkim to deadline’y, które rozciągają się i kurczą jak guma do rzucania. A konflikty w zespole? No cóż, przynajmniej tutaj jesteśmy konsekwentni. Nie zawodzą nigdy.

Jeśli te problemy Cię dotyczą lub zaczynasz przygodę z zarządzaniem projektami i nie chcesz, by te historie zadziały się w Twojej organizacji, to dziś mam dla Ciebie mięsko projektowe.

Zarządzanie projektami – definicja

No dobra, wróćmy wreszcie do tej definicji. Jedną z pierwszych pytań, które zadałam Pani Magdzie, to co to jest projekt? Nie bez powodu, bo z projektem jest jak ze strategią. Ile ludzi, tyle definicji. Z tym, że projekt wydaje się być czymś prostszym niż strategia, prawda? Więc tych definicji będzie więcej, bo będzie więcej ludzi chciało się wypowiedzieć na ten temat, no rzeczywiście jak ten projekt powinien wyglądać.

Projekt, słuchajcie, i teraz go rozłożę na czynniki pierwsze, to jest takie przedsięwzięcie, które ma cel i kryteria sukcesu, prawda? Projekt różni się od pracy rutynowej czy operacyjnej tym, że zwykle dotyczy wdrożenia czegoś nowego, produktu, usługi lub procesu, dobrze, nowego procesu. Ma też deadline, czyli czas, do którego ten cel ma zostać osiągnięty i w tym czasie trzeba wykonać jakiś zakres zadań, które prowadzą nas do celu. A lista tych zadań, mam nadzieję, powstała w wyniku planowania. Te zadania wykonuje zespół, który ma przypisane konkretne role i najczęściej składa się z ludzi z różnych działów, często też są zaangażowani podwykonawcy, jak właśnie u pani Magdy. No i jest prowadzony według zbioru zasad i narzędzi, zwanych metodyką. Do tego dodamy jeszcze budżet. Uff, nieźle co? Taka prosta sprawa. Nadaje się na maila do ludzi, prawda? Że uruchamiamy projekt. Zbiorę to jeszcze raz:

Elementy dobrze zarządzanego projekty:

  1. Cel
  2. Kryteria sukcesu i coś nowego
  3. Deadline
  4. Zakres, czyli zaplanowane działania
  5. Zespół z podziałem na rolę
  6. Budżet
  7. Metodyka

Swoją drogą, słowo deadline chyba już pojawiło się w słowniku języka polskiego, nie sądzicie? Bo ja nawet nie wiem jaki jest jego polski odpowiednik. Czekaj, linia śmierci? No to może byłoby dobre, jak ją przekroczymy to będzie kaplica. Chociaż niektórzy wielokrotnie bywali w kaplicy i przeżyli. W sumie mamy więc sześć elementów. Sporo tego, jeśli robi ci się mdło, to ja się wcale nie dziwię. Jak o to wszystko zadbać? Jak to ma się zakończyć sukcesem, skoro tyle elementów jest do zgrania? A pani Magda, wysłana przez pana prezesa, chce już powołać projekt, więc jak ty jesteś takim członkiem zespołu i dostajesz takie zaproszenie do projektu, to myślisz sobie, chyba ich pogięło. Ja mam tu robotę do zrobienia, kiedy ja mam się tym zająć? Co to w ogóle jest? Jaki projekt? O co im chodzi? I zaczynasz kombinować, jak tu się z tego wszystkiego wymiksować. I wpadasz na genialny pomysł, że może ja się tylko pojawię jako doradca na tych spotkaniach, powiem co trzeba zrobić, a ci nowi niech się tym zajmą, prawda? Niech robią. „Zaangażowany zespół” – murowany.

Jak efektywnie zarządzać projektem, a nie tylko go powoływać?

Co więc, słuchajcie, z tym wszystkim zrobić, by rzeczywiście zarządzać projektem, a nie powoływać bliżej nieokreślony twór, w którym nikt nic nie wie. Deadliny się przesuwają, nie wiadomo co mamy dowieść i kto się tym zajmie. Zakres się rozrasta w nieskończoność, a na dodatek dostawcy nie dotrzymują słowa – no lipa! No to już wiesz, dlaczego słyszymy takie problemy, jak przed chwilą wymieniłam. Ale spokojnie, zmierzamy do tego, że pokażę Ci, który z tych elementów jest Game Changerem i zrobi za Ciebie robotę w postaci zadbania efektywność. No dobra, słuchajcie, pierwsze dwa kroki, od których bym zaczęła w tym wszystkim.

Czy projekt wpisuje się w strategię?

Pierwsza i najważniejsza sprawa to zadbać o to, by sprawdzić, czy dany projekt, który powołujemy w organizacji, zaczynamy lub chcemy powołać, wpisze się w strategię firmy. Bo oczywiście masz strategię, prawda? Jak nie masz, to po odsłuchaniu tego odcinka jako kolejny polecam wyzwanie o jakże zagadkowej nazwie na zmianę, czyli odcinki od 15 do 20 albo chociażby odcinek 16. Ale póki co trzymamy się tego odcinka i sprawdzamy, czy to przedsięwzięcie, projekt wpisuje się w strategię firmy, czyli czy zrealizuje zamierzone cele na ten rok. Mówiąc w dużym uproszczeniu, bo oczywiście nie zdefiniuję teraz. Ale póki co sprawdzamy, czy to przedsięwzięcie wpisuje się w strategię, czyli kierunek, do którego zmierzamy. Czyli jeśli ukończy się sukcesem, to będzie się to przyczyniało do tego, że zrealizuje się zaplanowana strategia. Jeśli nie, no to po co to robimy? I warto zadać sobie też odwrotne pytanie. Jeśli go nie zrobimy lub nie zakończy się sukcesem, to czy ta strategia nadal będzie mogła się zrealizować? Jeśli tak, to po co to robimy?

Skuteczne planowanie, realizacja, monitorowanie i zamykanie projektów

Drugi krok, bez którego nie ruszaj w las projektów, to uwaga i tutaj się skup, bo to jest serio ważne. Zwracam na to uwagę, żeby wiesz, nie umknęło Ci to między zakrętem, a wjazdem na parking, albo między ogóreczkiem a kotletem, czy tam tofu niech będzie. Swoją drogą to cieszę się, że mogę Ci towarzyszyć w takich pięknych, codziennych chwilach i serio mnie to rozczula, ale dość w tych tkliwości. Ten drugi krok to zapewnij zespołowi metodykę, która zadba o wszystkie sześć elementów, a nawet więcej.

No dobra, co to jest ta metodyka? Metodyka projektowa to zbiór zasad, praktyk i narzędzi służących do skutecznego planowania, realizacji, monitorowania i zamykania projektów. Piękna historia, mogę zaplanować, realizować, monitorować i zamykać projekty, mając zdefiniowane do tego zasady, odpowiednie praktyki i jeszcze wiem, jakich narzędzi użyć. Metodyka definiuje sposób, w jaki zespoły projektowe i teraz posłuchaj, współpracują, podejmują decyzje i osiągają założone cele. Czyli nie tylko idziemy przez etapy projektu, ale koncentrujemy się też na tym, jak tu współpracować, jak podejmować decyzje, jak te cele osiągać. No kurczę, zobaczcie o ile elementów dba metodyka. No to jak to jest możliwe, że do tej pory jej nie było, albo ludzie mówią, że mają metodykę, czy też procedurę, bo czasami tak to się niestety nazywa, ale nikt z niej nie korzysta. Lub każdy realizuje swoją, prawda? No bo mamy na tym pokładzie tylu ekspertów i każdy przecież wie, jak ten projekt realizować.

Dlaczego metodyka zarządzania projektami jest kluczowa?

Dlaczego? No i właśnie, często są takie historie, że zrobili szkolenie dwudniowe, czy też całą akademię zarządzania projektami, tych dni szkoleniowych tam się trochę narobiło, zarzucili ludzi stosem narzędzi i wiedzy, ale kiedy trzeba je zastosować w projekcie, to jest tysiąc nowych pytań. Tylko już wtedy tych szkoleniowców nie ma, robią akademię u innego klienta. Mamy też klientów, którzy zrobili co najmniej kilka podejść do akademii i nadal nie ma efektywności w projektach. Zespoły projektowe nadal przepalają kasę, czas, ciągle rozbudowują zakres i generalnie ciężko jest się dowiedzieć, na kiedy będzie i co finalnie dowiozą. Sama więc metodyka nie zrobi roboty, jeśli jest jedynie przedmiotem szkolenia, a nie jest wdrożona.

Jak skutecznie wdrożyć metodykę?

Co to znaczy? Ja Ci powiem, jak to robimy tak, żeby zadziałało. Zaczynamy od dwudniowych warsztatów, które są symulacją działania w danej metodyce, a nie jedynie przedstawionymi narzędziami i wiedzą. Co to oznacza symulacja? To znaczy, że faktycznie realizujemy w ciągu tych dwóch dni projekt według metodyki od początku do końca stosując zasady tej metodyki. I po tych dwóch dniach zespół ma wiedzieć, jak to działa, ma mieć spójne, wspólne doświadczenie. Ma dowieźć projekt według tych zasad, szybki, krótki, nie biznesowy, ale z zachowaniem wszelkich zasad działania biznesu i taki, który daje właśnie to jakby wspólne, realne odczucie, ok, to tak to wygląda, krok po kroku, jak to jest.

A potem, właśnie kluczowe jest to, co się dzieje potem. Jakby te dwa dni to jest naprawdę istotny fundament, ale ludzie potem idą do swoich rzeczywistych projektów i potrzebują to dostosować do, nie wiem, różnych zakresów, różnego etapu działania projektu, różnych zespołów, no różnych wyzwań, które się w tym wszystkim pojawiają. Więc my potem nie znikamy, tylko dzielimy całą tę metodykę na proste do wdrożenia kroki. Takie proste plastry, jak z tym słoniem, którego się zjada plastrami. I na prawdziwym projekcie wdrażamy te kawałki. Uwaga, na prawdziwym projekcie, właśnie na tych rzeczywistych wyzwaniach. Nie na jakimś tam pięknym, wydumanym, czy też tym wcześniej symulacyjnym projekcie, tylko na rzeczywistym. Jak ogarniemy jeden krok, to dodajemy kolejny. Jak ten, to dodajemy kolejny.

Nauka zarządzania projektami – krok po kroku

I to jest, słuchajcie, tak jak z nauką języka angielskiego. No przecież nikt w dwa dni nie wykłada Ci czasów od Present Smple do Present Perfect Continuous, prawda? Czyli od najprostszego do tego najbardziej skomplikowanego. Wszystkich słówek, idiomów, liczebników, wszystkich pisowni. No nie uczysz się tego w dwa dni. Dostajesz lekcję po lekcji, ogarniasz, no to idziemy dalej. Dostajesz, praktykujesz, ćwiczysz w rzeczywistości. No idealnie, jeśli masz szansę jeszcze praktykować w takiej, rzeczywiście w kraju, którego języka się uczysz, czy w miejscu, gdzie ludzie po prostu gadają tym językiem na co dzień, albo masz takie wyzwania w pracy, prawda? No to wtedy wiesz, co jest rzeczywiście potrzebne. Czyli twoja rzeczywistość, ta wiedza musi wylądować w twojej rzeczywistości. Wtedy masz takie pytania, które są takimi, wiecie, pytaniami z dnia codziennego Project Managera czy uczestnika projektu. Słuchajcie, to kto wpadł na pomysł uczenia metodyki zarządzania projektami na dwu, trzydniowych szkoleniach bez przećwiczenia w rzeczywistym projekcie? Nie wiem, ale to nie byliśmy my. Pewnie już śnisz oczywiście i marzysz o takiej metodyce dla siebie.

Masz pytania o metodykę? Oto odpowiedzi!

No dobra, jestem realistką. Pewnie masz jeszcze setki pytań o metodykę, ale jak, ale po co, ile to kosztuje, czy rzeczywiście to metodyka zmierzy mi efektywność i być może nadal zadajesz sobie pytanie, jak ta metodyka ma się do tytułu odcinka, czyli do właśnie mierzenia efektywności projektów. Otóż metodyka jest po to, żeby toczyć w firmie jedną walkę, walkę o skuteczną metodykę, a nie pięć, dziesięć, dwieście różnych walk w każdym projekcie z osobna. Jedna spójna metodyka, którą rozwijasz w organizacji, to jest de facto wynik lekcji i doświadczeń ze wszystkich projektów, które dzieją się u Ciebie. To jest absolutny Game Changer organizacji, ale musi być tak, że z tych poszczególnych projektów ta wiedza płynie do metodyki, do tego, żeby faktycznie wziąć te, po staropolsku mówiąc, lessons learned, czyli te lekcje przepracowane w projektach, te porażki, te fuckupy, to wszystko, co nie wyszło i przełożyć to na usprawnienie metodyki. I wtedy możemy uczyć się w taki sposób, że ta wiedza z organizacji, z różnych projektów rzeczywiście jest gdzieś uspójniana i potem dystrybuowana ponownie na poszczególne projekty. No właśnie, Game Changer jakich organizacji.

Metodyka – klucz do sukcesu w zarządzaniu projektami

Oczywiście sama metodyka nie realizuje projektu. Projekt realizują ludzie. Ale dla Ciebie, właściciela czy dyrektora zarządzającego, czy po prostu osoby odpowiedzialnej za projekty, metodyka to sposób na skoordynowanie wszystkich sześciu elementów, które wymieniliśmy sobie definiując czym jest projekt. Jeśli zastanawiasz się, jak mierzyć efektywność projektów, to się nie zastanawiaj, jeśli nie masz metodyki, która to określa. Czyli najpierw zastanów się nad metodyką, a potem dopiero nad efektywnością. Jeśli natomiast masz metodykę i nadal zadajesz sobie to pytanie, no to coś jest nie tak z metodyką. O czym warto jeszcze pamiętać? O tym, że wypracowywanie metodyki to proces, a dobór i wprowadzenie odpowiedniej metodyki to kluczowy krok, ponieważ trzeba ją dopasować do rodzaju projektów w organizacji, do skali organizacji. Nie można zarzucić małej organizacji czy średniej organizacji stosem skomplikowanych zasad. Nie można też zarzucić organizacji, która jest bardzo zmienna i doświadcza ogromnej ilości zmian z zewnątrz organizacji, czyli tych czynników zewnętrznych, metodyką, która jest bardzo sztywna. To warto skorzystać z ekspertów, którzy wdrażali niejeden projekt w niejednej organizacji i mają szeroki ogląd wielu różnych podejść i perspektyw, więc są w stanie dopasować dla Ciebie właściwą metodykę, a nie taką, która sprawdzała się Project Managerowi w poprzedniej organizacji. Bo tam się mogła sprawdzać, no ale Twoja organizacja jest inna i tutaj może nie odnieść sukcesu.

Jeśli masz takie wyzwania, to możesz się z nami skonsultować. W opisie odcinka oczywiście znajdziesz link do konsultacji. Natomiast jeśli potrzebujesz szybkich rad, to mam dla Ciebie na koniec cztery. Gotowy? Gotowa? No to jedziemy.

Cztery szybkie rady na zakończenie

  1. Określ na samym początku projektu, jaką wartość dostarczamy. To co innego niż cel. Wartość. Co będzie rzeczywiście wartością dodaną dla naszego klienta, naszego biznesu, czyli naszej całej organizacji i naszego pracownika. I jak ją zmierzymy? Po czym poznamy, że projekt zakończy się sukcesem?
  2. Określ cele poszczególnych etapów oraz mierniki na każdy z nich. I to słuchajcie jest odpowiedź na pytanie, po czym poznamy, że projekt warto realizować dalej. Czyli na początku określamy sobie, dobra, po czym poznamy, że w ogóle projekt zakończy się sukcesem, natomiast już po pierwszym etapie dobrze by było sobie odpowiedzieć na pytanie, po czym poznamy, że warto jechać dalej. I to powinna określać metodyka.
  3. Cykliczny przegląd efektywności zespołu. I uwaga, nie celu projektu, tylko tego jak pracuje zespół. Efektywności zespołu. I w metodykach zwinnych takie spotkanie odbywa się po każdym etapie projektu prowadzi je zespół, uwaga, bez decydenta, po to, żeby móc sobie absolutnie szczerze, otwarcie, transparentnie odpowiedzieć co zrobiliśmy nie tak, co zrobiliśmy dobrze, za co chcemy się docenić i jakie usprawnienia chcemy wprowadzić w kolejnym etapie projektu. A kiedy Twój zespół robił taką retrospekcję? No właśnie, bo w zwinności mówi się, że zwinność umiera od retrospekcji, a w zasadzie od jego braku.
  4. Zastosowanie metodyk zwinnych, które zakładają, że dostarczana wartość oraz problem klienta może się zmienić w trakcie projektu. Dlaczego to polecam? Dlatego, że metodyki zwinne zdecydowanie zwiększają sukces na dostarczenie tego, co rzeczywiście klient potrzebuje, a nie to, czego potrzebował rok temu. Szczególnie jeśli projekty trwają dłużej i dostarczają większą wartość do organizacji.

Voilà! Do zobaczenia kochani w kolejnym odcinku, w którym opowiem o tym, po co nam procesy i jak dobrze nimi zarządzać.

No to co? Na zmianę! Dziękuję za oglądanie!