Najlepsze rozwiązania nie biorą się z wymyślania

Czego organizacje nie robią?

Zwykle organizacje nie podejmują działań, które są uważane są za najlepszy sposób żeby dostarczyć wartość – wartość zwinności rozumiana w kontekście klienta – osoby, która będzie odbierać tę wartość.

Przykład budowy domu może to zobrazować. Odstępując od kontekstu stricte biznesowego, można przywołać sytuację dewelopera budującego domy. Dla dewelopera wartość dostarczana klientowi nie jest samym domem, który jest produktem. Wartość dla każdego klienta domu jest inna i może obejmować na przykład zyskanie przestrzeni do wychowania powiększającej się rodziny czy życie w wymarzonym stylu. Natomiast dla inwestora wartością może być poszerzenie portfela inwestycyjnego czy zwiększenie przychodu przy mniejszym nakładzie pracy. Można przytoczyć przykład budowy bliźniaków na jednej działce zamiast oddzielnych domów, co zmniejsza wysiłek, ale utrzymuje podobny poziom inwestycji.

Dostarczanie wartości polega więc na realizacji celu i potrzeby klienta w różnych aspektach, takich jak marżowość, przychodowość organizacji, sprawność operacyjna, budowanie marki, jej rozpoznawalność na rynku, ale też wartość emocjonalna dla właściciela spółki, np. niezależność spółki od jego zaangażowania. Nie istnieje jeden rodzaj wartości. Zakłada się, że wartość wynika z realizacji biznesowego celu klienta, który jest priorytetem dla organizacji.

Wdrażania i nauka zwinności w organizacjach rozpoczynają się od precyzyjnego określenia tego celu i ustalenia priorytetów.

Co organizacja robi zamiast…?

  1.  Nieefektywne spotkania – zespołowe burze mózgów bez agendy, celu oraz bez spójnych definicji. W takie sytuacji każdy będzie to rozumiał inaczej w zależności od tego, kto ma, co dostarczyć – dyrektor operacyjny, będzie potrzebował zwiększyć sprawność operacyjną, dyrektor HR, że powinniśmy zatrudniać, a dyrektor finansowy, że powinniśmy zadbać o większą płynność.
  2. Managerowie i dyrektorzy sami planują pracę operacyjną – po nieudanej dyskusji w grupie, właściciele, dyrektorzy i managerowie czują frustrację i podejmują pracę samodzielnie, co może prowadzić do co może prowadzić do dalszej frustracji i nieskuteczności, popełniając kolejny błąd szukania inspiracji w Internecie, porównując działania z osiągnięciami innych firm i nie uwzględniając kontekstu i unikalnych celów swojej organizacji
  3. Uwzględnianie potrzeb tylko jednej grupy – Kolejny problem to poświęcanie zbyt dużo czasu na tworzenie obszernych prezentacji koncepcji, próbując przekonać innych do swoich pomysłów, zamiast skupić się na rzeczywistych potrzebach klienta. Skupienie na tylko jednej grupie interesów prowadzi do konfliktów i braku zaangażowania innych stron. Przykład to te różne perspektywy dyrektorów i managerów różnych działów. No i co powstaje? Niezrozumienie, konflikty, brak współpracy, brak zaangażowania i zaufania oraz brak dbałości o wyniki – cała piątka dysfunkcji Patryka Lencioni.
  4. Wdrażanie rozwiązań na już – firmy wdrażają rozwiązania bez sprawdzenia, czy faktycznie rozwiążą problemy np. kupują kolejny software do zarządzania czasem pracy co okazuje się, że rozwiązaniem za setki tysięcy złotych, którego nikt nie chce używać.
  5. Brak decyzji o wdrożeniu rozwiązania – firmy finalnie nie wdrażają narzędzi czy nie decydują się na szkolenia, bo nie mogą zdecydować po co to jest potrzebne, to powoduje że organizacje się blokują i wpadają w błędne koło.

Co organizacja powinna robić?

Kluczowe jest unikanie powyższych błędów poprzez zrozumienie różnych perspektyw, skupienie na rzeczywistych potrzebach i celach, a także dokładne sprawdzenie skuteczności planowanych rozwiązań przed ich wdrożeniem. Ważne jest po prostu słuchanie i zbieranie informacji, wiedzy, którą organizacja już ma. To jest proste, ale sęk w tym, że firmy tego nie robią, bo wolą wymyślać nowe rzeczy i próbować je zamiast usłyszeć tych, którzy są blisko problemu, tych, którzy są blisko problemu i widzą co organizacji dolega, ale patrzą na to z różnych perspektyw.

Organizacja powinna koncentrować się na kilku kluczowych aspektach działania:

  1. Zrozumienie różnych perspektyw: Jest to niezbędne, aby w pełni rozumieć wymagania i wyzwania stojące przed organizacją. To oznacza aktywne słuchanie pracowników z różnych działów, klientów oraz innych interesariuszy. Różnorodność perspektyw pozwala na lepsze zrozumienie problemu i znajdowanie bardziej innowacyjnych rozwiązań.
  2. Skupienie na rzeczywistych potrzebach i celach: Organizacje powinny unikać tworzenia rozwiązań szukając 'problemów do rozwiązania’. Zamiast tego, należy koncentrować się na realnych problemach i potrzebach, które są istotne dla jej działalności i sukcesu. To wymaga zrozumienia głębokich potrzeb klientów oraz celów biznesowych organizacji.
  3. Dokładne sprawdzanie skuteczności planowanych rozwiązań: Zanim organizacja zainwestuje zasoby w nowe inicjatywy, ważne jest, aby przeprowadzić szczegółową analizę i testowanie ich potencjalnej skuteczności. Może to obejmować pilotażowe projekty, analizę ryzyka, ocenę zwrotu z inwestycji oraz gromadzenie feedbacku.
  4. Słuchanie i zbieranie informacji: Organizacje często posiadają bogate źródło wiedzy wśród swoich pracowników i klientów. Aktywne słuchanie i zbieranie informacji od tych, którzy są najbliżej problemów i procesów biznesowych, może przynieść nowe spojrzenia i rozwiązania, które są bardziej dopasowane do rzeczywistych potrzeb.
  5. Otwartość na zmiany i adaptacja: Firmy powinny unikać przywiązania się do starych metod i rozwiązań, jeśli nie przynoszą one już pożądanych rezultatów. Otwartość na zmiany i zdolność do adaptacji do nowych warunków rynkowych i wymagań klientów są kluczowe dla długoterminowego sukcesu.
  6. Komunikacja i współpraca międzydziałowa: Efektywne rozwiązanie problemów wymaga współpracy pomiędzy różnymi działami w organizacji. Promowanie kultury otwartej komunikacji i pracy zespołowej pomaga w lepszym zrozumieniu i adresowaniu kompleksowych wyzwań biznesowych.

Przez koncentrację na tych obszarach, organizacje mogą lepiej dostosowywać swoje działania do wymagań rynku, zwiększając tym samym swoją skuteczność i zdolność do innowacji.