Jeśli w Twojej firmie każda próba wprowadzenia zmian kończy się frustracją i oporem lub czujesz, że zarządzanie projektami to temat zarezerwowany tylko dla wielkich korporacji – ten odcinek jest dla Ciebie. W tym odcinku Joanna rozwieje te wątpliwości i pokaże, że odpowiednie zarządzanie zmianą jest kluczowe dla każdej firmy, bez względu na jej wielkość. Poznasz trzy główne błędy, które właściciele firm często popełniają podczas wprowadzania zmian, a nawet tego nie zauważają. Dowiesz się, jak skutecznie angażować pracowników w proces zmiany, jak zbierać ich feedback oraz jak planować i realizować zmiany w sposób uporządkowany, nie tracąc przy tym z oczu celów biznesowych.

---

Jak skutecznie połączyć zarządzanie zmianą, projektami i procesami bez zajeżdżania zespołów?

Projekty? Nie jesteśmy tak dużą organizacją, żeby trzeba było zarządzać projektami. Procesy? Przecież każdy wie, co ma zrobić. Nie mamy kiedy zająć się samym wdrożeniem, a co dopiero zarządzanie zmianą. Daj spokój, takie rzeczy to tylko w korpo. Nie mam na to czasu. O, jak często to słyszę. A masz czas gasić pożary? Masz czas patrzeć, jak ludzie marnotrawią pieniądze przez trywialne błędy? Masz czas wkurzać się, że zmiana nie idzie? Z jednej strony masz rację, korpo ma więcej zasobów, by w ogóle zająć się zmianą kompleksową. I sama zmiana zwykle też w korpo jest większa, bo dotyczy większej liczby ludzi. Jest tylko jeden ważny aspekt. W korpo, gdy zmiana nie wyjdzie, zwykle nie ma to aż tak negatywnego wpływu na całą organizację, jak to jest w sektorze małych i średnich firm. I oczywiście generalizuję, ale korpo ma większy margines błędu i wiemy to. Kiedy pracowałam w korpo, miałam takie sytuacje i powiem szczerze, że to było dość częste. Jednego dnia uruchomiłam mega kluczową rekrutację, podpisywałam umowę z headhunterem, szła na to zaliczka, czasem po nawet kilkanaście tysięcy złotych, a po dwóch tygodniach dostawałam informacje o zawieszeniu i nikogo nie dziwiła taka strata. 

Dlaczego zarządzanie zmianą jest kluczowe w MŚP? 

I dlaczego, jeśli prowadzisz małą, średnią, dużą zresztą też firmę, powinieneś zainteresować się tym, jak skutecznie wdrażać zmiany? Bo ty nie masz takiego marginesu błędu. Jeśli jesteś właścicielem, tracisz swoją kasę. To jest twój czas, twoje pieniądze, twoje nerwy, no i przecież twoja twarz. Ale jednocześnie oznacza to, że nie zrobisz tego w tak rozbudowanym kształcie jak korpo, bo znów nie masz na to czasu. I nawet inwestycja nie byłaby współmierna do efektów. Nie oznacza to jednak, że możesz zignorować te trzy podejścia, o których opowiedziałam w trzech poprzednich odcinkach, czyli zarządzanie zmianą, zarządzanie procesami i zarządzanie projektami. A tak dla przypomnienia zarządzanie zmianą to jest odcinek 22, zarządzanie projektami odcinek 23 i ostatni 24, zarządzanie procesami. 

Potrzebujesz znaleźć w tym złoty środek, czyli wybrać to, co trzeba, by zmiana przyniosła zamierzone efekty. I tylko to, co trzeba. To jest właśnie najtrudniejsza decyzja. Co zrobić? Nie mam za dużo czasu, wiem, że zmiana jest ważna, muszę zapewnić się wszelkie możliwe aspekty tego, żeby zmiana poszła z sukcesem, bo często nie mam czasu na błędy. No i właśnie, jak to zrobić? Co konkretnie wybrać, na co postawić, które elementy możesz pominąć, z czego nie zrezygnować, by zmiana nie zakończyła się fiaskiem, o tym za chwilę opowiem. Przypomnę tylko jeszcze, że zmiana w organizacji jest zawsze wtedy, gdy coś wdrażacie, coś nowego lub np. CRM, system do zarządzania magazynem, lub tworzymy nową linię produkcyjną lub zmieniacie coś, co już jest wdrożone, czyli mamy już coś wdrożonego, ale generalnie w jakiś sposób to zmieniamy, optymalizujemy, modyfikujemy. To coś nowego, wdrożonego dotyczy całej firmy lub jakiegoś konkretnego działu kluczowego i to nie jest jakaś drobnostka w stylu to, tylko księgowa ma w jakiś tam inny sposób księgować jedną fakturę w miesiącu. bo to nie uruchamiamy oczywiście zarządzania zmianą. Natomiast jeśli to coś nowego, co wdrażamy, rzeczywiście dotyczy całej firmy lub jakiegoś konkretnego, bardzo kluczowego działu, kluczowego dla realizacji strategii i wyników firmy, to warto, a nawet powiedziałabym nieracjonalne jest, nie zainteresowanie się tymi trzema podejściami, zarządzanie zmianą projektami i procesami. I zwykle tak jest, że w MŚP ta zmiana od razu z automatu dotyczy całej organizacji, bo generalnie jesteśmy małą albo średnią organizacją, więc to co wdrażamy będzie dotyczyć większości ludzi. Przejdźmy więc przez kluczowe błędy. Omówimy je sobie na przykładzie i pokażę Ci, jakie są konsekwencje tych błędów oraz co konkretnie możesz zrobić i jakie kroki z tych trzech podejść zastosować. Jedziemy?  

Błąd pierwszy – naprawiamy ludziom życie na siłę i wdrażamy systemy, narzędzia, procesy bez ich udziału 

I teraz zamiast zaczynać od naprawiania ludziom życia serio na siłę, czyli my wiemy lepiej, zaczynaj od zrozumienia jakie ich problemy to wdrożenie może rozwiązać. Jakie problemy? Nie proponuj rozwiązań takich jak CRM zanim nie zrozumiesz jaki konkretny problem Twoich ludzi ten CRM rozwiąże. I uwaga, twoich ludzi, nie twój, bo ty już masz odpowiedź na to pytanie, jaki twój problem to rozwiąże. Teraz zainteresuj się ludźmi. Ten pierwszy błąd, który popełniają nie tylko małe organizacje, to jest zaczynanie i koncentrowanie się na początku tylko na wyszukiwaniu oferty, na ten CRM, poszukaniu, który to CRM, jaki on ma mieć funkcjonalności, jak go technicznie wdrażać. I szukamy sobie oczywiście oferentów, którzy nam mogą coś takiego wdrożyć, mają taki system, bez zastanowienia się, czy ludzie są gotowi na tę zmianę i co to oznacza. Na przykład, czy sami o nią proszą. I znów, nie ty, ale czy oni o nią proszą. I teraz, żeby to rozwiązać, to nie jest tak, że teraz będziesz sobie czekać tutaj na fotelu prezesa, właściciela, aż ludzie przyjdą i powiedzą, wdróż nam system CRM. No umówmy się, to się dość rzadko zdarza. To, co zwykle robią właściciele, ponieważ wiedzą i czują, jak ważną wartością dodaną byłoby wdrożenie CRM-u, to zaczynają przekonywać, bo sami są przekonani, że to nowe narzędzie ułatwi im życie. Żadne wdrożenie jednak nie będzie wartościowe, jeśli ludzie nie będą z niego korzystać. Będziesz miał te piękne raporty sprzedażowe i będziesz miał tą przewidywalność lejka sprzedażowego, jeśli ludzie będą wprowadzać rzetelne dane. A będą je wprowadzać, gdy będą przekonani do samego wdrożenia i do narzędzia. 

Co możesz zrobić? Taki mały krok do zarządzania zmianą, który wiele zmienia, to zapytaj ich, co im przeszkadza, czego nie cierpią w swojej pracy, co jest dla nich najtrudniejsze, na co narzekają codziennie. Powiedz, że zastanawiasz się nad tym, czy w ogóle taki CRM jest potrzebny. Zobacz, zostawiasz im tutaj decyzję, dajesz im prawo do podjęcia decyzji, bo ty się tylko zastanawiasz, prawda? Oczywiście swoje wiesz, że trzeba to wdrożyć, ale szykujesz sobie grunt. I najpierw chcesz zrozumieć, z czym mają największą trudność, żeby sprawdzić, czy rzeczywiście ten CRM to byłby dobry pomysł. Możesz to zrobić w formie warsztatu lub indywidualnych spotkań. I uwaga, CRM oznacza większą kontrolę i przejrzystość. Wiesz to, prawda? Ludzie będą się tego naturalnie obawiać, a takim warsztatem lub rozmowami po prostu zbadasz grunt pod wdrożenie i będziesz wiedział jaka jest ta pierwsza reakcja. Pomóż im więc namierzyć ich problemy i pokaż, jak to wdrażane rozwiązanie rozwiąże te problemy. 

Okej, i na koniec chcę Ci powiedzieć, że Twój problem też jest ważny. Ale na początku wdrożenia, kiedy potrzebujesz mieć ludzi za sobą, nie jest najważniejszy. Bo jak nie masz przekonanych ludzi, to zmiana do wdrożenia nie pójdzie. A jeśli poprowadzenie takiego spotkania Cię przerasta lub gdy je poprowadzisz, a efekt na przykład Ci rozczaruje, zauważysz, że jednak mierzysz się z dużym oporem, możesz zorganizować takie warsztaty przy udziale konsultanta biznesowego, który zbada Waszą gotowość na tę zmianę. Chcesz zobaczyć, jak to można zrobić? Wejdź na stronę www.rosieksolutions.pl/konsultacja i wypełnij formularz. Kliknij taki czerwony baton bezpłatna konsultacja. 

Błąd drugi – zaczynamy mówić ludziom, jak ma wyglądać zmiana, zamiast zbierać ich pomysły na zmianę 

I pewnie tu powiesz, ale jak pytam ludzi, czego potrzebują, to mówią, że jest dobrze jak jest, prawda? Albo, że zawsze tak działało, no to po co zmieniać? I znasz pewnie słynny cytat Henry’ego Forda, tego od samochodów. Jakbym zapytał swoich ludzi czego potrzebuję, to by powiedzieli, że szybszego konia. Prawda? Nie pytaj więc swoich ludzi czego potrzebują, bo generalnie nie powiedzą ci, że potrzebują CRM-a. Daj im szansę to odkryć. I tu kłania się ktoś o imieniu proces i wchodzi cały na biało. Dlaczego? Z moich doświadczeń wynika, że jak się rozmawia o procesie, jak się spotykamy i zaczynamy mówić, ok, to ułóżmy to jak działamy, zobaczmy według jakiego procesu rzeczywiście działamy, to się przestajemy czepiać ludzi. Jakoś tak lżej się rozmawia. Że to proces nie działa, że proces tu jest źle ułożony. Proces, a nie człowiek. I to daje zupełnie inną przestrzeń do dyskusji. No i ludzie się otwierają. 

Takie minimum dla MŚP w tym obszarze procesów to zmapowanie procesu AS IS, czyli tego jak jest dziś. Jak to działa teraz? Nie masz wdrożonego procesu? Nic nie szkodzi. Zespół i tak jakoś działa. Więc generalnie jest jakiś proces, tylko nikt nie ma świadomości, że jest to proces. I najprawdopodobniej jest wiele odmian tego procesu, bo wiele ludzi działa tak, jak uważa, że powinno działać, a nie w uzgodniony, uspójniony sposób. Więc jeśli zespół i tak jakoś działa, to po prostu taką dyskusję można poprowadzić, żebyśmy narysowali to, jak dziś działamy, czyli jak sobie dziś radzimy. I gdy mapujemy procesy z klientami, pada mnóstwo świetnych pomysłów i wiesz co zazwyczaj słyszymy podczas takich warsztatów? A no takie zdania. Naprawdę wiesz, mi pada bardzo często. No gdyby to był mój szef, nigdy bym tego nie powiedział. Dlaczego? Z prostej przyczyny. Ludzie nawet przy najlepszej relacji, nawet powiedziałabym szczególnie przy dobrej relacji z kimś, kogo uważamy za autorytet, w kogo wiedzę i doświadczenie wierzymy, ludzie obawiają się opinii tych osób cenionych w organizacji. Gdy ich doświadczenie jest mniejsze szczególnie, to rezygnują z podzielenia się naprawdę wartościowymi pomysłami z obawy, że są głupie. No po prostu. Wystarczy odpowiednio poprowadzić dyskusję przez facylitatora, by te pomysły wydobyć. Jeśli znów chcesz zrobić taki jeden, prosty, minimalny krok, to zorganizuj taką dyskusję, taki warsztat, gdzie po prostu narysujecie to, w jaki sposób dzisiaj działacie. Jeśli chcesz zderzyć swoją perspektywę z nami, jak to efektywnie zrobić, wypełnij formularz:

Błąd trzeci – zarządzanie zmianą jak projektem 

I tu trochę wytłumaczę, dobrze? Bo nie będę teraz streszczać odcinka dwudziestego trzeciego, w którym bardzo dokładnie opowiedziałam, czym jest zarządzanie projektami i jaką jedną rzecz, może nie taką mniejszą, ale jedną bardzo ważną rzecz możesz zrobić, żeby usprawnić zarządzanie projektami. Dziś wytłumaczę Ci to na przykładzie wakacji. Ty tak, jakbyśmy wyjechali na wakacje z całą rodziną i owszem wiemy gdzie chcemy dojechać, ale nie ustaliliśmy, kiedy tam dojedziemy, czyli deadline’u nie określiliśmy, zadań do wykonania nie wiemy, kto ma robić i na dodatek nie określiliśmy, ile nas to będzie kosztować. Pojechałbyś na takie wakacje? Na absurd, prawda? Generalnie wiem, że to się skończy jedną wielką katastrofą, konfliktem, chaosem i wrócimy sfrustrowani. A w biznesie? Budujemy strategię i nawet jeśli ją rozpisujemy na obszary i delegujemy do tych obszarów, managerów czy dyrektorów, to zapominamy, że aby ten plan zadziałał i zadział się w odpowiednim czasie, budżecie i zakresie, wymaga podejścia projektowego. Takie minimum dla MŚP w tym obszarze to ustalenie celów i wspólna dyskusja nad tym, po czym poznamy, że cel został osiągnięty.  Tu należy ustalić jak najwięcej mierzalnych parametrów. Na przykład, jeśli zmieniamy całą strukturę organizacji lub jakiegoś konkretnego działu, działu sprzedaży na przykład. zmieniamy też to, w jaki sposób ludzie mają docierać na przykład do klientów, albo to w jaki sposób ludzie mają realizować wewnętrzne działania. To takim wskaźnikiem może być to, że ludzie realizują zdania według nowych ról, nawet wtedy, gdy im się nie patrzy na ręce. Czyli jeśli zobaczymy, że rzeczywiście te zadania są wykonane z ich własnej inicjatywy po nowemu, to możemy stwierdzić, że zmiana się zadziała. Oczywiście nie powinien być to jeden aspekt, dlatego że trzeba jeszcze sprawdzić skuteczność tych działań, ale podałam przykładowy. 

To co zwykle odkrywamy podczas konsultacji to fakt, że sami właściciele i dyrektorzy zupełnie inaczej definiują rezultat. I to się dzieje, gdy zada się kilka właściwych pytań. Często my sami nie wiemy, czego chcemy, prawda? Gdybym Cię dzisiaj zapytała o to, czego chcesz dla siebie w perspektywie roku i dla tej organizacji, to często to wymaga naprawdę zastanowienia się, znalezienia właściwych słów, wyboru, bo chcielibyśmy wiele, prawda? A każda organizacja ma rozumieć cel, uwaga, jednakowo. Bo inaczej siedzimy w tej samej łodzi, a każdy wiosłuje w innym kierunku. I możesz znów zrobić to w formie warsztatu lub facylitowanej dyskusji. Uwaga, mi osobiście sprawdza się zapraszanie szczególnie do takich dyskusji dotyczących właśnie wizji, celów, gdzie możemy patrzeć na to i nawet powiedziałabym, dobrze by było, żebyśmy pierwotnie patrzyli na to z różnych perspektyw, bo połączenie naszych perspektyw da nam właśnie taką jedną spójną. To mi osobiście sprawdza się zatrudnianie konsultanta i uwaga, tak, ja prowadzę organizację konsultingową, możesz mieć taki zgrzyt i nadal zatrudniam konsultanta z zewnątrz, żeby nam pomógł poprowadzić takie dyskusje. To jest po prostu neutralne. Gdybym ja poprowadziła tą dyskusję, to jednak mam tutaj jakiś swój własny interes, kierunek i trochę podświadomie będę podprowadzać pod swój własny cel. 

Hmm? Wszystkie udane zmiany, których byłam świadkiem i które przeprowadzałam dla klientów charakteryzowały się tym, że liderzy byli w stanie przedstawić wizję, która była łatwa do zaprezentowania i która spodobała się ludziom. Wizja zawiera coś, co pozwala wyraźnie dostrzec kierunek, czyli konkretne cele i mierniki. I choć może to zabrzmieć jak skomplikowany proces, to dla MŚP takie minimum znów to warsztaty, które kończą się tym, że mamy odpowiedź na pytanie, po czym poznamy, że zmiana się dokona, że zmian się dokonała de facto. Jeśli masz wyzwanie z określeniem tego i brzmi to dla Ciebie znajomo, no to znów wejdź na www.rosieksolutions.pl/konsultacja i umówmy się na bezpłatną konsultację porozmawiajmy a czasem naprawdę nie warto tego kminić samemu. 

Trzykołowy wózek jako metafora każdego wdrożenia 

Ok, mamy trzy proste kroki które możecie zrobić sami lub zaprosić do tego ekspertów I ja to jeszcze na dodatek, na koniec, a tak żeby dobitnie Wam zostawić ten obraz, jak to działa albo co się dzieje, jak to nie działa, podsumuję to wszystko metaforą. Zwykle, gdy przechodzimy przez zmiany, nawet takie zaplanowane, gdy powstaje strategia, gdy jest wszystko gdzieś tam z dużym wyprzedzeniem szykowane, zapominamy, że każde wdrożenie to wózek trzykołowy. Wiecie, jak jest skonstruowany wózek trzykołowy, prawda? Przednie koło pojedyncze i tylne dwa koła. I to pierwsze koło to rzeczywistość projektu, to jest główna oś, czyli to co wdrażamy. Wszelkie aspekty techniczne tego wdrażanego rozwiązania. Więcej o tym jakie są to składowe elementy, oczywiście ten 23 wspomniany już dzisiaj odcinek, możesz sobie do niego zerknąć. Dwa tylne koła stabilizują ten wózek, prawda? Więc stabilizują też to wdrożenie nasze, jeśli któreś z kół nie działa to wózek skręca nie w tę stronę nawet jeśli projekt jest świetnie rozplanowany sensowny i w ogóle rozwiązanie jest dla nas rakietą, która ma nas wystrzelić w kosmos to potrzebujemy tych dwóch kół. Jedno koło z tych dwóch tylnych to zarządzanie zmianą, którego efektem jest to, że ludzie po prostu zaczynają działać po nowemu efektem, takim finalnym, tak? Że rzeczywiście ludzie akceptują to wdrożenie, akceptują tą zmianę i zaczynają działać po nowemu. Drugie koło to proces. Ludzie muszą wiedzieć jakie są etapy procesu i jak to narzędzie, które wdrażamy ma być wykorzystywane na każdym konkretnym etapie. Jakie są ich zadania i kto za co odpowiada. Bardzo dokładnie omówiłam to w odcinku 24. I ujmę to jeszcze dobitniej. Ludzie i procesy mogą stabilizować wdrożenie i zapewniać jego sukces, ale mogą też to wdrożenie wykoleić i spowodować, że ono skręci nie w tę stronę. I uwaga, może się tak zadziać na każdym etapie wdrożenia, chociaż wiadomo, na tych początkowych etapach to ryzyko jest dużo większe. Drugie ryzyko, które się pojawia to w momencie, kiedy ta zmiana jest już taką zmianą, kiedy widzimy pierwsze efekty i robimy takie uff, to już działa, więc troszkę mniej przykładamy energii i wtedy trochę efektywność spada.  

Czy da się to płynnie połączyć w mojej firmie bez zajeżdżania zespołów? Powiem więcej, nawet trzeba zrobić to tak, żeby wybrać tylko te niezbędne kroki, żeby rzeczywiście ludzie nie zaczęli się zajmować tylko i wyłącznie zarządzaniem zmianą, a na resztę roboty leży. I jeśli wybór tego minimum dla Ciebie to wyzwanie, potrzebujesz pomocy, porozmawiajmy, skontaktuj się ze mną na LinkedIn lub poprzez wspomniany wyżej formularz na www.rosieksolutions.pl/konsultacja. I powiem jeszcze na koniec jedną rzecz. Muszę, muszę, bo się uduszę. Małe rzeczy robią zmianę. Więc którą małą rzecz z tych wymienionych dzisiaj zrobisz, żeby zrobiły Ci zmianę? No to co? Na zmianę! Dziękuje za uwagę.