#27: Zarząd zatwierdzi każdy Twój projekt. Oto 5 NIEZBĘDNYCH KROKÓW jak pokonać opór zarządu

Czy próbowałeś wdrożyć nowy projekt, ale napotkałeś opór Zarządu? Niezależnie od tego, czy to CRM dla zespołu sprzedaży, inwestycja w rozwój liderów, czy wprowadzenie nowej linii produktowej, wiele osób boryka się z tym samym problemem: brak zgody na zmiany. W tym odcinku dowiesz się, jak przebić się z pomysłem i przekonać Zarząd do inwestycji, stosując pięć niezbędnych kroków. To nie są alternatywne sposoby – musisz zastosować je wszystkie, aby odnieść sukces. Dzięki temu nie tylko zyskasz zgodę na ważne inicjatywy, ale również zwiększysz swoje szanse na sukces, który przyniesie korzyści zarówno Tobie, jak i całej firmie.

podcast na zmiane subskrybuj 1

Triggery do zmiany

Zacznę od przykładów. Jeśli przyciągnęłam Cię tytułem tego odcinka, te przykłady najprawdopodobniej będą brzmiały dla Ciebie znajomo. Posłuchaj.

Dwa lata podchodów dyrektora sprzedaży, by wdrożyć CRM w firmie, która pracuje dziś na zeszytach. Lecą wyniki, a szef ciągle powtarza: „Nie mamy czasu na wdrożenia, musimy po prostu więcej sprzedawać.” Dyrektor zarządzający został zatrudniony, by uporządkować strukturę firmy, ale od pół roku nie może przebić się ze zgodą na inwestycje, by zdiagnozować kompetencje ludzi. „Jak mam to zrobić? Wywróżyć z fusów, kto się do czego nadaje? Muszę mieć dane o ludziach.”

Trzy lata starań dyrektora HR, aby zarząd zdecydował się zainwestować w rozwój liderów. „To błędne koło” – mówi. „Nie szkolimy liderów, którzy nie potrafią rozwiązywać podstawowych problemów z ludźmi. Całą winę zrzuca się na HR, nie dając nam żadnych budżetów na rozwój liderów i żadnych innych metod. Przecież my jesteśmy zwinni, nie potrzebujemy nic wdrażać.” – słyszała dyrektor HR, gdy każdy projekt kończył się porzuceniem po pierwszych etapach. „To chaos.” – mówiła – „Przecież to nie zwinność, to chaos.” Lecz nadal nie było zgody na wdrożenie metodyk zwinnego zarządzania i sprawienie, by projekty rzeczywiście kończyły się sukcesem.

Musieliśmy stracić 200 tysięcy euro, by szef zrozumiał, że konieczna jest inwestycja w wiedzę ludzi. „Od roku nie mogłem się dobić o kasę na audyt i wdrożenie metodyk projektowych.” – mówi CEO.

5 NIEZBĘDNYCH KROKÓW jak pokonać opór zarządu

To codzienność biznesowa ludzi. Wiesz, mi słyszę to na każdej konsultacji. Ludzi, którzy próbują przebić się z pomysłami do zarządu i uzyskać zgodę na inwestycje. Jeśli jesteś zatrudniony/zatrudniona do tego, by coś się zmieniło, a jednocześnie nie możesz znaleźć drogi do tego, by zarząd pozwolił na wdrożenie nowych metod działania, to dziś mam dla Ciebie naprawdę 5 mięsistych kroków. To nie lada wyzwanie, szczególnie gdy Twoja firma ma złe doświadczenia z poprzednich inwestycji, które nie przyniosły zamierzonych efektów, współpraca okazała się stratą czasu i pieniędzy, ludzie mimo inwestycji wrócili do starych nawyków lub podnieśli opór. Trudno też przekonać zarząd, gdy dawno takich inwestycji nie dokonywał, a firma ma po prostu dobre wyniki. A widzisz jednak sygnały z rynku? Wiesz, że za chwilę będzie za późno na zmiany? Mimo dobrych wyników widzisz konkretne sytuacje, które mówią, że trzeba zweryfikować i przyjrzeć się naszym sposobom działania. Jeden z takich sygnałów ważnych to na przykład zaczynacie walczyć z ceną i nie chcesz odpuszczać. Widzisz też szansę na swój sukces, który będzie sukcesem firmy. Często też możesz słyszeć, że w firmie jest dobrze, więc nie są potrzebne inwestycje. Wielu dyrektorów, liderów takich jak Ty skarży się nam często na konsultacjach. Jeśli Ty też jesteś zrezygnowany, zmęczony, czasem bezsilny wobec wielu już podjętych prób, ten odcinek jest dla Ciebie.

Bo jeśli nie dostarczysz twardych argumentów, nie podejdziesz do sprawy jak do projektu, nie ma szans na zgodę i na zmianę. Mam więc dla Ciebie pięć niezbędnych kroków, jak tego dokonać. Ale uwaga, to nie są alternatywne sposoby. Czyli dzisiaj nie spotykamy się, żebym Ci powiedziała: Zrób to albo to. Ja Ci przedstawię pięć kroków, a Ty musisz zastosować wszystkie, inaczej znów będziesz tracić czas na odbijanie się od ściany. Gotowi? Ciach!

Krok pierwszy: Zrozum perspektywę i cele zarządu

Nie jesteś jedyny/jedyna ze swoimi pomysłami. Zarząd dostaje wiele takich propozycji, więcej niż myślisz. Nie tylko Ty starasz się o inwestycje, nie tylko Ty masz jakąś prośbę. To, co proponujesz, musi się bronić. Zanim zaczniesz przekonywać szefa, zarząd do jakiejkolwiek zmiany, wdrożenia, inwestycji, musisz zrozumieć ich punkt widzenia.

  • Co jest dla nich najważniejsze?
  • Jakie mają cele i priorytety?
  • Jak to, co Ty proponujesz, wpisuje się w strategię firmy i być może też osobiste cele każdego z tych członków zarządu?

Zanim pójdziesz do zarządu, do szefa, zadaj sobie pytanie: „Co się stanie, jak tego nie zrobimy?” Ale nie koncentruj się na swojej perspektywie, lecz weź stronę zarządu. Postaraj się spojrzeć na to właśnie z ich perspektywy. Jeśli nie widzisz wpływu swojego projektu na cele zarządu, cele swojego szefa, to znaczy, że nie odrobiłeś punktu pierwszego. Przedstaw, jak Twoje wdrożenie wpłynie na to, że zostaną osiągnięte cele firmy. Oczywiście musisz je znać. A jeśli ich nie znasz, trzeba rozpocząć dyskusję na ten temat. Pokaż też ryzyka dla firmy i strategii, które mogą wystąpić, jeśli nie podejmiecie danej inwestycji.

Przykład? „Wiem, że nasz priorytet to pozyskanie nowych klientów, dlatego chciałbym zaproponować narzędzie, które może pomóc przyspieszyć czas pozyskania klienta. Jeśli tego nie zrobimy, to czas się nie skróci. Rozwiązania, które dziś są dostępne na rynku, wdroży nasza konkurencja. W naszej branży czas decyduje o wyborze dostawcy, musimy więc być o krok przed innymi.” – To jest przykład argumentacji na wdrożenie CRM, prawda? Nie pada tutaj słowo „CRM”, ale pada bardzo konkretny argument z perspektywy firmy. Kiedy w taki sposób opowiadasz o swoim pomyśle na wdrożenie, które wymaga inwestycji, od samego początku widać, że patrzysz z perspektywy interesu firmy, a nie swojego działu.

Krok drugi: Opieraj się na danych

Decyzje o zmianach powinny być podejmowane na podstawie twardych danych i faktów. Każdy to wie, choć nie zawsze te dane łatwo jest przedstawić czy pozyskać. Zastanów się, ile wysiłku poświęciłeś, by zebrać statystyki, trendy, pokazać case study z innych branż, pokazać szanse na pozyskanie nowego biznesu i przedstawić analizy, które pokazują, co konkretnie się zmieni.

Ale uwaga! Jeśli to zrobisz, ale nie uwzględnisz punktu pierwszego, czyli perspektywy zarządu, to na nic te dane. Jeśli pokażesz tylko to, jak Twój dział usprawni Twoją robotę, a nie połączysz tego z celami firmy, to znowu będziesz postrzegany jako ktoś, kto patrzy tylko przez pryzmat swojej jednostki, a nie przez pryzmat całej organizacji. Szukaj więc danych, które potwierdzą, że cele firmy zostaną osiągnięte. Firmy, tak, Twoje też, oczywiście, ale cele firmy. Musisz mieć mocne dowody.

Jeśli proponujesz rozwiązanie innowacyjne i nie ma na to danych, bo są takie sytuacje, musisz mówić o ryzykach braku zmiany oraz podać przykłady, co się stało z firmami, które nie wdrażały innowacji. Czasem nie warto szukać samemu i skorzystać z doświadczeń firm, które wdrażały niejedną zmianę czy innowację. Możesz skorzystać z przykładów naszych wdrożeń, umawiając się na konsultacje. Wejdź na www.rosieksolutions.pl/konsultacja i wypełnij formularz. Podpowiemy Ci na bezpłatnej konsultacji, jakich przykładów warto użyć.

konsultacja

Przykład? Dane z innych firm pokazują, że firmy, które wdrożyły to rozwiązanie, odnotowały wzrost produktywności o 20% w ciągu pierwszych 6 miesięcy. Musisz mieć realne przykłady. Czasem pewne raporty, zestawienia udostępniają takie dane, więc naprawdę warto szukać i przedstawiać konkretne liczby.

Krok trzeci: Znajdź przykłady i konkretne dane z waszej firmy, które świadczą o tym, że inwestycja jest niezbędna

Oprócz perspektywy długoterminowej i skupiającej się na tym, jak zmiana wpłynie na Ciebie, Twój zespół lub firmę w dłuższej perspektywie, pokaż jakie sytuacje dzieją się tu i teraz. Przedstaw konkretne fuck’up, czy konkretne dane na przykład: Otrzymujemy w tygodniu 100 zapytań o sprawy powtarzalne, co zajmuje nam średnio 50 godzin w tygodniu. Dzięki inwestycji w automatyzację możemy zaoszczędzić na kosztach operacyjnych i jednocześnie poprawić jakość naszych usług. Podeprzyj więc swój pomysł na inwestycje zebraniem konkretnych sytuacji z firmy, które można ubrać w dane i które będą namacalnym dowodem, dlaczego inwestycja jest po prostu niezbędna.

Krok czwarty: Pokaż, jaki problem rozwiąże dana inwestycja

Często zarządy mówią: Nie przychodź do mnie z problemami, przyjdź z rozwiązaniami. A gdy przychodzisz z rozwiązaniami, które kosztują, nadal nie masz zgody. Błędne koło. Czujesz się zrezygnowany? Dlatego przedstawiaj rozwiązania, ale pokaż, jaki realny problem rozwiążą. Twój szef zarząd de facto niekoniecznie nie chce słyszeć o problemach, tylko chce słyszeć o rozwiązaniach na problemy. Ważne, aby to był problem oczywiście pokazany z perspektywy zarządu, powinien się odnosić do strategicznych założeń i pokazywać jaki ma wpływ na te założenia. Na przykład na to, że te założenia nie zostaną zrealizowane. Skoncentruj się więc na rozwiązaniu, ale połącz to rozwiązanie z konkretnym problemem. No bo zarządy, gdy mówią nie przychodź do nas z problemami, przyjdź z rozwiązaniami, de facto mają na myśli przyjdź do nas z rozwiązaniem i wskaż jaki problem rozwiąże to rozwiązanie, a nie z samym pomysłem lub z samym problemem. I to, i to.

Przykład: „Wdrożenie metodyki projektowej rozwiąże nam problem nikomu niepotrzebnych projektów. Problem zmarnowanych budżetów i czasu zniknie dzięki temu, że wdrożymy analizę przedwdrożeniową na pierwszym etapie projektu.”

Jeśli masz takie dane, jeśli na przykład masz przykłady konkretnych projektów, które zakończyły się stratą budżetu, stratą czasu, albo tak jak jeden z naszych klientów przyszedł do nas z informacją, że tylko 20% projektów wpisuje się w strategię firmy. To jeśli masz takie dane, no to po prostu aż się trzeba na nich oprzeć. Czasem naprawdę niewiele trzeba, żeby po nie sięgnąć. Natomiast dane, bo oczywiście mówiliśmy o tym już o danych we wcześniejszych punktach, natomiast w tym punkcie skup się na tym, żeby pokazać jaki problem rozwiąże dana inwestycja podpierając to jeszcze danymi.

Krok piąty: Przygotuj plan działania

Często zmiany nie dzieją się dlatego, że nie masz określonych kolejnych kroków. W sprzedaży mówi się, że jak nie wiesz, co jest kolejnym krokiem po decyzji klienta, to stracisz nawet zdecydowanego klienta. Wyobraź sobie, że Twój klient kupuje u Ciebie produkt i mówi: „Ok, jesteśmy zdecydowani. Od czego możemy zacząć?” A Ty w tej sytuacji mówisz: „Ok, to ja się zastanowię i wrócę z planem.” Brzmi jak nowicjusz, prawda? Zwiastuje taki problem, który znasz, czyli na etapie sprzedaży wszystko jest pięknie, ale jak trzeba dostarczyć produkt, no to zaczynają się problemy. Czyli sprzedał, ale pytanie czy ma, prawda? Sprzedał, ale czy rzeczywiście jest przygotowany? Przecież tak nie działamy. W sprzedaży, ty jak jesteś klientem, to też nie chcesz tego słyszeć. Pierwszy krok po decyzji klienta to coś, co musi być oczywiste i podtrzymuje decyzję klienta.

Tak samo jest z zarządem. Pierwszy krok po decyzji zarządu to coś, co musi być oczywiste dla Ciebie i podtrzymuje decyzję zarządu. Gdy zarząd mówi: „Ok, jeśli się zdecydujemy, to jaki masz plan?” A Ty nie masz tej odpowiedzi, to za tydzień, gdy przyjdziesz już z tym planem, zarząd może zmienić zdanie, wpadnie inny priorytet, ktoś inny przyjdzie lepiej przygotowany i zarząd zdecyduje się na coś innego. Przygotuj bardzo konkretny plan działania, który pokazuje, jak przeprowadzić proponowaną zmianę krok po kroku.

Przykład: „Oto plan wdrożenia nowego systemu. W pierwszym miesiącu przeanalizujemy sytuację i wyzwania zespołu za pomocą warsztatów z konsultantem. W drugim miesiącu przedstawimy propozycję na to, jak te wyzwania rozwiążemy i w jakiej kolejności się nimi zajmiemy oraz zaktualizujemy pełen zakres wdrożenia. Od trzeciego miesiąca zaczną się cykliczne spotkania zespołu projektowego nad realizacją założonego planu i po każdym miesiącu będziemy ten plan adaptować, jeśli pojawią się istotne zmiany.” Wystarczy, prawda? Przekonuje. Widać, że naprawdę masz to przemyślane, jak dalej chcesz działać.

BONUS! Krok szósty: Znajdź ambasadorów zmiany

Pokaż, że zmiana jest wspierana przez innych członków zespołu. Najlepiej pogadaj z nimi jeden na jeden. Nie przekonuj na siłę, tylko pytaj, w czym takie wdrożenie pomoże im, jak im ułatwi lub może utrudni pracę. Wybierz tych, których zdanie ceni sobie zarząd. Im jest nas więcej, tym trudniej odmówić. Uwzględnij też perspektywę głównych hamulcowych. Najprawdopodobniej wiesz, kto może wywalić wdrożenie do góry nogami. Pogadaj z nimi szczerze, że cenisz ich zdolności określania ryzyka. Poproś ich o to, żeby powiedzieli, co może pójść nie tak. To może zwiększyć wiarygodność Twojej propozycji i pokazać, że nie jesteś jedyną osobą, która widzi potrzebę zmiany oraz, że nie koncentrujesz się tylko na pozytywnej wizji wdrożenia, ale dbasz o to, by zaangażować kluczowe osoby w firmie, nawet jeśli nie są przekonane do wdrożenia.

Przykład: „Rozmawiałem z Maciejem, Marzeną, Jackiem, a razem jesteśmy zgodni, że ta zmiana jest konieczna i gotowi są wspierać jej wdrożenie. Zebraliśmy też uwagi od sceptyków i uwzględniliśmy je w planie wdrożenia.”

diagnoza

Jeśli zrobisz te sześć kroków, zarząd będzie przekonany, że ma do czynienia z profesjonalistą. Co więcej, z przygotowanym profesjonalistą. Zwykle nie odmawiamy przygotowanym osobom. Szczęście daje nam sukces, kiedy spotyka się z przygotowaniem. Wierzymy tym, którzy mają racjonalne argumenty i pokazali, jak bardzo zaangażowali się w przygotowanie inwestycji. Bo jeśli na samym początku podchodzisz tak solidnie, to będą wiedzieli, że mogą na Ciebie liczyć na kolejnych etapach, że Ty masz to przeanalizowane, przemyślane, że jesteś przygotowany, że naprawdę poświęcasz na to czas i to nie jest kolejny pomysł, który za chwilę zmieni Ci się w coś innego. Zarządy, gdy widzą brak przygotowania, nie akceptują inwestycji. Dlaczego? Bo obawiają się, że na kolejnych etapach pokonacie właśnie jakaś rezygnacja, słomiany zapał, brak przygotowania, czegoś nie przemyślałeś, a ich inwestycja, czas, kasa się nie zwróci.

Chcesz zrobić z nami taki plan?

Zgłoś się na bezpłatną konsultację. Wejdź na www.rosieksolutions.pl/konsultacja i wypełnij formularz. Chętnie pomożemy Ci w tym.


Jeśli dziś mnie słuchasz i jesteś prezesem, właścicielem, członkiem zarządu, i ludzie tak się nie przygotowują do inwestycji, prześlij im ten odcinek. To zaoszczędzi Ci wiele frustracji i zmarnowanego czasu na słuchanie o wspaniałych pomysłach, które nie przynoszą firmie zwrotu z inwestycji. To gotowy przepis na to, jak mądrze wymagać przygotowania do inwestycji od ludzi i nie tracić własnej kasy.

Jeśli jednak masz dyrektorów, którzy nieraz pukali do Twoich drzwi z prośbą o zgodę, będąc tak przygotowanymi, a Ty nadal nie podejmujesz decyzji, musisz zrozumieć, że taki pracownik odbijający się od ściany to świetny sposób na utratę wartościowego człowieka i wychowanie sobie konkurencji. Pójdzie i zrobi to u innych, bo dyrektorzy, liderzy, ci którzy mają odwagę coś zmieniać, to osoby, które chcą podejmować się wyzwań i inicjatyw. Jak nie mają szansy się wykazać u Ciebie, osiągnąć sukces i Tobie też przynieść sukces, odejdą, osiągną go gdzie indziej.

Boisz się straty? Bo nie raz już do tego doszło? Zgłoś się do mnie na konsultację, a powiem Ci, jak dokonywać mądrych inwestycji, kontrolując jednocześnie przebieg wdrożenia bez mikromanagementu. Wejdź na www.rosieksolutions.pl/konsultacja i zgłoś się do mnie. Problem frustracji zarządów z tego, że poświęcili mnóstwo czasu na to, że zatrudnili człowieka, człowieka od marketingu, który przez rok wdrażał stronę i nic z tego nie wyszło. Generalnie strona jest beznadziejna, kupa kasy na to poszło. I wiecie co? Wchodzę na tą stronę, patrzę, a to jest po prostu prosta strona z szablonu. Naprawdę, to kosztowało grosze.
Nie chcę sobie myśleć o tym, co ten zarząd czuje, kiedy dowiaduje się, że ktoś po prostu ich oszukał.